Novo prazo para guarda de documentos fiscais

A partir de 1º de maio de 2025, entrou em vigor o novo prazo mínimo de guarda de documentos fiscais eletrônicos (DF-e) de 11 anos (132 meses) para a Administração Tributária, ou seja, Receita Federal, Secretarias da Fazenda dos Estados e do Distrito Federal deverão manter os arquivos XML desses documentos por esse período estendido. 

Documentos fiscais afetados 

O novo prazo de 11 anos abrange os principais documentos fiscais eletrônicos, incluindo: 

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) 

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e e CT-e OS) 

• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) 

• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) 

• Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e) 

• Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e) 

• Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e) 

• Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e) 

• Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom). 

O que muda para o contribuinte? 

Apesar da alteração para os órgãos públicos, o prazo legal de guarda de documentos fiscais pelos contribuintes permanece, em regra, de 5 anos, conforme o Código Tributário Nacional (CTN). O Ajuste SINIEF nº 2/2025, que instituiu o novo prazo, é direcionado exclusivamente à Administração Tributária e não impõe nova obrigação direta aos contribuintes. 

“O prazo de guarda de documentos fiscais pelos contribuintes continua sendo de 5 (cinco) anos, conforme estabelece o Código Tributário Nacional (CTN) artigos 173 e 174. [...] O contribuinte não está obrigado a manter seus arquivos XML por 11 anos. A mudança introduzida pelo Ajuste Sinief nº 2/2025 é uma medida de caráter interno da Administração Tributária e não afeta diretamente as obrigações dos emissores de documentos fiscais eletrônicos.”  

Recomendações práticas 

Embora a lei não tenha alterado o prazo para empresas, é recomendado que os contribuintes considerem manter os documentos por até 11 anos como medida de segurança, especialmente em situações de litígios, revisões fiscais ou outras exceções legais que possam demandar a apresentação de documentos além do prazo padrão de 5 anos. 

Resumo: 

Prazo de guarda	Para quem se aplica	Vigência
11 anos	Administração Tributária (Receita Federal, Estados, DF)	A partir de 1º de maio de 2025
5 anos	Contribuintes (empresas, pessoas físicas)	Sem alteração legal

Conclusão: O novo prazo de 11 anos é obrigatório apenas para os órgãos públicos. Para contribuintes, a obrigação legal continua sendo de 5 anos, mas recomenda-se avaliar a extensão desse prazo conforme o contexto de cada empresa e possíveis riscos fiscais futuros. 

Guarda de Documentos Trabalhistas pela Contabilidade 

Documentos Trabalhistas  

Já em relação a documentos contábeis trabalhistas os prazos variam conforme o tipo de documento e a legislação vigente. 

Principais prazos para guarda de documentos trabalhistas: 

• 5 anos: É o prazo mínimo para a maioria dos documentos trabalhistas, como folhas de pagamento, recibos de salários, comprovantes de férias, cartões de ponto e guias de recolhimento de contribuições sindicais. Esse prazo está alinhado ao período prescricional para reclamações trabalhistas, contado a partir do pagamento ou da rescisão contratual. 

• 2 anos: Termo de rescisão do contrato de trabalho, aviso-prévio e pedido de demissão devem ser guardados por pelo menos dois anos após a extinção do contrato, considerando o prazo prescricional para ingresso de ações trabalhistas. 

• 10 anos: Documentos relacionados ao PIS/Pasep e salário-educação devem ser mantidos por dez anos, a partir da data prevista para recolhimento. 

• 20 anos: Exames médicos ocupacionais (admissional, periódico, demissional, retorno ao trabalho), Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e documentos do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) devem ser arquivados por vinte anos. 

• 30 anos: Comprovantes de recolhimento do FGTS e GFIP, embora a legislação tenha passado a adotar o prazo de cinco anos para reclamações após decisão do STF, ainda é recomendável cautela quanto à guarda desses documentos, principalmente para períodos anteriores a 2014. 

• Prazo indeterminado: Contrato de trabalho, livro ou ficha de registro de empregados, livro de inspeção do trabalho e atas da CIPA devem ser mantidos por tempo indeterminado, pois podem ser exigidos a qualquer tempo para comprovação de vínculos e direitos trabalhistas e previdenciários. 

Observações Importantes: 

• A guarda pode ser em meio físico ou digital, desde que assegure a integridade, autenticidade e disponibilidade dos documentos. 

• O correto arquivamento é fundamental para evitar multas e garantir a defesa da empresa em eventuais litígios.