Novo prazo para guarda de documentos fiscais
- GUILHERME ABREU
- há 2 dias
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A partir de 1º de maio de 2025, entrou em vigor o novo prazo mínimo de guarda de documentos fiscais eletrônicos (DF-e) de 11 anos (132 meses) para a Administração Tributária, ou seja, Receita Federal, Secretarias da Fazenda dos Estados e do Distrito Federal deverão manter os arquivos XML desses documentos por esse período estendido.
Documentos fiscais afetados
O novo prazo de 11 anos abrange os principais documentos fiscais eletrônicos, incluindo:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e e CT-e OS)
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e)
Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e)
Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e)
Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e)
Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom).
O que muda para o contribuinte?
Apesar da alteração para os órgãos públicos, o prazo legal de guarda de documentos fiscais pelos contribuintes permanece, em regra, de 5 anos, conforme o Código Tributário Nacional (CTN). O Ajuste SINIEF nº 2/2025, que instituiu o novo prazo, é direcionado exclusivamente à Administração Tributária e não impõe nova obrigação direta aos contribuintes.
“O prazo de guarda de documentos fiscais pelos contribuintes continua sendo de 5 (cinco) anos, conforme estabelece o Código Tributário Nacional (CTN) artigos 173 e 174. [...] O contribuinte não está obrigado a manter seus arquivos XML por 11 anos. A mudança introduzida pelo Ajuste Sinief nº 2/2025 é uma medida de caráter interno da Administração Tributária e não afeta diretamente as obrigações dos emissores de documentos fiscais eletrônicos.”
Recomendações práticas
Embora a lei não tenha alterado o prazo para empresas, é recomendado que os contribuintes considerem manter os documentos por até 11 anos como medida de segurança, especialmente em situações de litígios, revisões fiscais ou outras exceções legais que possam demandar a apresentação de documentos além do prazo padrão de 5 anos.
Resumo:
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Prazo de guarda | Para quem se aplica | Vigência |
11 anos | Administração Tributária (Receita Federal, Estados, DF) | A partir de 1º de maio de 2025 |
5 anos | Contribuintes (empresas, pessoas físicas) | Sem alteração legal |
Conclusão: O novo prazo de 11 anos é obrigatório apenas para os órgãos públicos. Para contribuintes, a obrigação legal continua sendo de 5 anos, mas recomenda-se avaliar a extensão desse prazo conforme o contexto de cada empresa e possíveis riscos fiscais futuros.
Guarda de Documentos Trabalhistas pela Contabilidade
Documentos Trabalhistas
Já em relação a documentos contábeis trabalhistas os prazos variam conforme o tipo de documento e a legislação vigente.
Principais prazos para guarda de documentos trabalhistas:
5 anos: É o prazo mínimo para a maioria dos documentos trabalhistas, como folhas de pagamento, recibos de salários, comprovantes de férias, cartões de ponto e guias de recolhimento de contribuições sindicais. Esse prazo está alinhado ao período prescricional para reclamações trabalhistas, contado a partir do pagamento ou da rescisão contratual.
2 anos: Termo de rescisão do contrato de trabalho, aviso-prévio e pedido de demissão devem ser guardados por pelo menos dois anos após a extinção do contrato, considerando o prazo prescricional para ingresso de ações trabalhistas.
10 anos: Documentos relacionados ao PIS/Pasep e salário-educação devem ser mantidos por dez anos, a partir da data prevista para recolhimento.
20 anos: Exames médicos ocupacionais (admissional, periódico, demissional, retorno ao trabalho), Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e documentos do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) devem ser arquivados por vinte anos.
30 anos: Comprovantes de recolhimento do FGTS e GFIP, embora a legislação tenha passado a adotar o prazo de cinco anos para reclamações após decisão do STF, ainda é recomendável cautela quanto à guarda desses documentos, principalmente para períodos anteriores a 2014.
Prazo indeterminado: Contrato de trabalho, livro ou ficha de registro de empregados, livro de inspeção do trabalho e atas da CIPA devem ser mantidos por tempo indeterminado, pois podem ser exigidos a qualquer tempo para comprovação de vínculos e direitos trabalhistas e previdenciários.
Observações Importantes:
A guarda pode ser em meio físico ou digital, desde que assegure a integridade, autenticidade e disponibilidade dos documentos.
O correto arquivamento é fundamental para evitar multas e garantir a defesa da empresa em eventuais litígios.
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